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トップ > ITのチカラ [Vol.21] 業務デジタル化最後の関門「契約業務」 > ソリューションレポート
業務の効率化を図るためにテレワークの導入を進める企業が増加する中、請求書や契約書などへの押印が、ビジネスプロセスの電子化のボトルネックになっているケースは少なくない。今後、日本の生産性向上や業務効率化を見据えて契約業務をどのように変革していくべきなのかについて、京都大学 公共政策大学院 教授の岩下直行さんに聞いた。
今回のポイント
ソリューションレポート
紙の契約書による契約業務では、押印や相手先への郵送などが必要となります。このため、テレワークを推進する企業でも担当者が出社を余儀なくさせられるケースは珍しくありません。電子契約導入はテレワークでの契約業務対応を可能にします。コストダウンとスピードアップが図れるのはもちろん、契約書紛失のリスクを低減し、電子契約を望む取引先の満足度向上などのメリットももたらします。
キヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）では、電子契約による契約締結はもちろん、「契約内容の検討・合意」「社内承認申請」から「契約書保管・閲覧」までを一元的に支援する「契約業務支援サービス」を提供しています。例えば社内の押印申請が電子化されていないケースでは、そのためのワークフローを提案。また契約の相手方とのコミュニケーションを効率化したいというニーズをお持ちのお客さまには、契約交渉を安全かつスピーディーに進めるためのシステムを提供するなど、契約業務の全ての工程において、お客さまの課題解決をサポートします。
お客さまが電子契約を導入する場合、システム構築だけでなく運用面も含めたコンサルティングにも注力しています。キヤノンMJでも2020年12月より電子契約を導入し、自社利用に基づいた具体的なアドバイスも行っています。
導入に当たっては、お客さまの状況などによりあらゆるケースが存在します。例えば自社が運用しているサービスではなく、相手先企業が導入している電子契約サービスを利用する場合もあります。また、相手方の都合もあり、紙で契約書を交わすケースもすぐにゼロになるわけではありません。こうした場合、これらを一元的に管理するには、契約書管理システムが必要になります。
2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行されます。従来は電子契約を締結した際も契約書を印刷し紙での保管が認められていましたが、施行後は電子的な保管が必須となります。キヤノンMJでは法改正を見据えた運用ルールの見直しもふまえ、電子帳簿保存法に対応し電子契約や紙の契約書などを一元管理できるサービスを提供予定です。また、BPOベンダーとして、これまでに締結した契約書の電子化サービスの提供などもすでに行っています。
さらに今後は、金融取引などで契約の際に本人確認など厳密性を求められるケースへの対応も含めた非対面営業での契約締結のサポートや、法律改正やお客さまの状況にあわせた幅広いサービスを柔軟に提供していきます。
「契約業務支援サービス」では、契約交渉から決裁、契約締結、保管までをトータルでサポート。電子契約での契約締結にはWeb完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」を導入し、「Salesforce」やコミュニケーションプラットフォーム「mitoco」と連携したクラウド型サービスを構築可能なほか、既存システムとの連携も可能。
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